В наш век растущих скоростей и конкуренции важнейшей задачей является ускорение и упрощение, упрощение и ускорение. Что интересно, обецели ведут к удешевлению продукта. Проще продукт – проще делать, меньше проблем, менее  квалифицированный персонал, а значит  – экономия денег. Быстрее делаем => меньше тратим как минимум на зарплату => экономия денег.

1. Как экономить время? Не думайте, не ищите – пользуйтесь готовыми решениям. Используйте базу накопленных знаний.
2. Как делать проще? Не изобретайте сложных велосипедов – пользуйтесь готовыми решениям. Используйте базу накопленных знаний.

Как видим – без базы знаний никуда. Правильно используемая и поддерживаемая база знаний способна:

1. На 20% сократить ваши операционные издержки.
2. Ускорить обучение персонала.
3. Повысить квалификацию персонала.

Что нужно иметь в виду когда вы создаете процессы по работе с базой знаний?

Определите что вы будете хранить в базе знаний.

Иначе ваша база знаний никогда не обретет целостности, а информация, представленная в ней будет неполной.

Стандартизируйте форматы ваших документов.

Это позволит вам вводить данные в базу в едином формате, уменшит время на поиск нужной информации в документе, да и просто снизит время на разработку новых документов.

Отвественность.

Назначте ответственных за ввод информации и milestones, когда и какая информация должна попасть в базу.

Доступ к информации.

Доступ к информации должен быть быстрым и легким. Информация должна быть доступной для поиска по разным критериям.

Мониторинг.

Мониторьте использование базы знаний, использованных документов. Поощряйте умелых, наказывайте нерадивых.

Давайте посмотрим на примере, как это может выглядеть.

Для базы знаний возьмем одну из многочисленных wiki подобных систем. А заниматься мы например будем разработкой програмного обеспечения.

Определите что вы будете хранить в базе знаний.

В базе будем хранить.

1. Информацию о заказчике
2. Бизнес кейс заказчика (какую проблему он решает покупкой нашего решения)
3. Базовые оценки сроков, затрат, рисков проекта
4. Use Cases
5. Архитектуру решения
6. Требования
7. Документы дизайна
8. Ссылку на код проекта
9. Документы тестирования
10. Пользовательскую документацию
11. Описание систем с которымы пришлось интегрироваться
12. Овервью результатов проекта
13. Експерты в различных областях проекта

Стандартизируйте форматы ваших документов

По каждому из выше перечисленных пунктов нужно иметь как минимум 2 типа документов:

1. Execution summary
2. Детальный документ

Отвественность.

Project Manager может отвечать за внесение данных в систему по окончании каждого этапа работ (требования, дизайн, билд, …).

Доступ к информации.

Wiki подобные системы позволяют искать по тегам, рубрикам, ключевым словам,…

Мониторинг.

Мониторингом на основе репортов и форматов документов может заниматься асистено группы PMO.

Выглядит трудоемко но просто. Но если мы учтем, что все вышеперечисленные документы все равно составляются и используются, то затраты на поддержку базы знаний   покажутся не такими уж большими по сравнению с потенциальными выгодами. Так давайте ими пользоваться!